会社のための社会保険労務士(MSR)!!                   悩む、迷うより先に相談を!!

悩みや問題を解決するお手伝いをして『より良い会社になって頂くこと』がMSRの使命(ミッション)であると考えています。

MSRは、経営者としての経験と、その後に体系的に学習したことを基に、 「経営者の視点」「法律家の視点」「経営コンサルタントの視点」から助言し、

ご依頼があれば経営者に寄り添い、一緒になって会社の問題や課題を解決していきます。

誠実」「真摯」「迅速」な「貢献」を信条としています。

原則は「Simple is Best

 

特定社会保険労務士

個人情報保護認定事業所 ( SRP Ⅱ ) 認証番号1600125

広島商工会議所会員

 

( 連 絡 先 ) 代表電話:082-222-9122   mail:k.m▲crux.ocn.ne.jp (▲マークを@に変換)

(事務所所在地) 〒730-0012 広島市中区上八丁堀 7-1 ハイオス広島

(営業時間) 8:00~20:00 年中無休   ( 休日もご遠慮なくご相談ください )

   代表電話は受付の都合で平日の9:00~17:30の間しかつながりません。その後及び土日祝日はメールでお問い合わせください。

 なお、Teams / Zoom等によるテレビ会議を使用したご相談も承っています

 

(氏名) 村上 公政   (最終学歴) 慶応義塾大学 経済学部 加藤寛ゼミ

(所属) 広島県社会保険労務士会       (開業) 平成14年12月

 

他の社労士のほか、他の士業(弁護士、司法書士、税理士)等と連携して、それぞれの得意分野、専門分野を活かしながら案件を処理していく場合があります。その場合にはご依頼者から予めご了解を頂きます。

次のような経営者の方は是非ご相談ください。初回のご相談は無料!!  着手するまで料金は不要!

  • 会社の現状(問題や課題)を打破する対策を考えたい方(経営の革新や改善を図りたい方)
  • 社内の「働き方改革」を推進されたい方
  • 自社の労務管理方法の妥当性をチェックし、より良い会社経営を目指したい方
  • 就業規則や社内諸規則を改正(制定)したい方
  • 従業員とのトラブル(個別労働紛争)を解決したい方
  • 給与体系、退職金制度などを再検討したい方
  • 人事評価制度、社内教育訓練を再検討したい方
  • 経営や社内事務を合理化して、業務効率化と経費節減を図りたい方
  • 給与計算事務を外注して社内業務の効率化を図り、未払賃金の発生を防止したい方
  • 労働基準監督署、労働局、日本年金機構の調査を受けるが、どうしたら良いか分らない方
  • 助成金・補助金を利用されたい方
  • どこに相談したら良いかわからない会社の問題で悩んでいる方

最低賃金の減額の特例許可申請のマクロ化

 宿直者の「最低賃金の減額の特例許可」を更新する時期となった会社があります。

 「最低賃金の減額の特例許可」を得ていると最低賃金法を下回る時給でも違法とはなりません。宿直者の「監視断続的業務に関する許可」(業務と場所に対する許可)は数年数年前に得ていますので大丈夫なのですが、「最低賃金の減額の特例許可」(人ごとの許可)は毎年手続きする必要があります。

 この会社には宿直専門の従業員さん達が3名いらして、いずれも65歳超の高齢者の人達です。

 昨年までは、会社のExcel形式の「勤務シフト表」を元に関数を使用して計算していました。しかし、煩わしいので何とかならないのかナ?と考えていました。この会社には不規則な交代制で勤務する宿直専門の従業員さんが3名いて、宿直として「拘束される時間数」と「実働する時間数」とが「平日」、「土曜」、「日祝」で違う為に毎月の実労働時間数が個人によって異なるため1年単位で判定する必要があり、その結果として計算が非常に複雑になり非常に煩わしく、また端数処理などによる間違いも起こりやすい状態でした。

 そこで私は空いた時間を利用して気分転換を目的にExcelのマクロ機能と関数とを併用した計算モデルを作ることしました。その手順としては、

① 責任者がExcelで作成した「勤務シフト表」(月ごとに日付順に担当する人の氏名が記載されている)をマクロ付Excel表に読み取らせる。

② マクロ付Excel表で曜日ごとに担当者を仕訳けさせる。

③ マクロ付Excel表で担当者ごとに、平日と土曜と日祝の勤務日数が年間で各何日あるかを集計させる。・・・>この②③の作業で従来は16時間程度を要していましたが、マクロ機能のおかげで3分以内にできるようになりました。

④ ③の結果をもとに最低賃金法で定められた時間単価に対して何%減額できるかを計算させる。

⑤ ④の結果をもとに新しい労働条件通知書を作成し本人に交付する(署名してもらう)。

⑥ ④の結果を労基署所定の届出様式に転記する。

⑦ この後で労基署に届出します。

 なお、この「最低賃金の減額の特例」の許認可には届出してから約1か月を要しますから、いかに早く届出できるかが非常に重要なことになります。しかし、このマクロ付Excelを使えば「早く」「正確な」集計をすることができるようになります。

 これはExcelのマクロ機能と関数とを使用して業務を改善する事例ですが、会社業務の中にはExcelのマクロ機能と関数とを上手く使えば専用の業務ソフトを購入しなくても合理化できる業務が沢山あるのではないでしょうか?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

倫理研修受講 と 個人情報保護事務所認定の更新

 5年に一度受講しなければならない社会保険労務士の倫理研修を受講し、3年に一度更新しなければならない個人情報保護事務所認定制度(左のSRPⅡマーク)の更新が完了しました。倫理研修の受講と個人情報保護事務所認定制度の更新が必要なことは昨年の年末頃に郵便で届いていたのですが、1月中は中々時間を取ることが出来ず、2月11日と12日との連休と今週の空き時間とを利用して一機に済ませました。

 コロナ前の倫理研修は集合教育でしたので大変でしたが、今はWebで受講できるので大変便利になりました。私が特に興味があったのは、社労士以外の組織又は個人(コンサルタント会社など)などから顧客を紹介された場合に対する倫理的考え方です。

 個人情報保護事務所認定制度は、個人情報を取り扱うことが多い社会保険労務士が個人情報保護法を遵守し、個人情報の漏洩が発生しない事務所を維持・運営しているか受験希望者に試験を行い、合格した場合には左上のマークを付与してくれる制度です。そして3年に一度は再試験を受け合格する必要があります。その更新は昔しからWebで受講できていたのですが、3年に一度の更新ですから操作手順を忘れてしまい、郵送されてきた説明書は分かりにくい記載なので、結局は東京の全国社会保険労務士会連合会に問い合わせて手順を教えてもらいました。この制度では、毎年、標的メール訓練もあり、パソコンがウィルス感染するような操作を事務所内で行っていないかテストされます。

 倫理研修と個人情報保護事務所認定制度更新手続きを一機に済ませようとすると、流石にシンドカッタです。しかし、これでスッキリしました。

労働条件通知書に関する法改正

 2024年4月1日から労働条件通知書の必要記載事項に関する法改正が施行されます。

 そのため、法改正後の労働条件通知書に関するお問い合わせが増えています。

< 1 > 特に目立つのは、パートタイマーさんや有期雇用契約の従業員さんとの契約が3月末で満了となり、4月1日から新しい労働条件通知書を交付されている企業さまからのお問い合わせです。このような会社さまでは、従来は3月中に本人と面談し3月末までに新しい労働条件通知書を交付されていたようです。その為、今回更新する労働条件通知書は従来のママで良いのか? それとも改正後の労働条件通知書でなければならないのか? と迷われるようです。

 その答えは厚生労働省がネットに公開しているQ&Aに「労働条件明示は、労働契約の 締結に際し行うものであることから、契約の 始期が令和6年4月1日以降であっても、令 和6年3月以前に契約の締結を行う場合に は、改正前のルールが適用され、新たな明示ル ールに基づく明示は不要である。」と記載されていますが、そのQ&Aに気付かれていないようです。ただし、このような場合でも、新たな明示ル ールに基づく労働条件通知書でも良いとされています。

< 2 > 次に多いのが、「有期雇用契約だけでなく正社員のような無期雇用契約の人の労働条件通知書にも"就業場所の変更"と"業務の変更"の範囲を記載する必要がある」ということを見落とされ、有期雇用契約の労働条件通知書の書式だけを変更されようとしているケースです。

< 3 > そして、無期雇用転換後の労働条件の明示事項の中で「配置転換」や「定年制の適用」などについて、無期雇用転換後の従業員に適用する就業規則にどのように定められ、それが正しく転換後の労働条件として明示されるようになっているかという点にも注意することが必要なようです。

 そのほかにも労働条件通知書について色々なご質問がありますが、2月に入って急増したのは上記に関するご質問です。そして私的には「民法に基づいた雇用契約書の必要項目だけでは今回の法改正に対応することが難しくなる」と思います。

 

働き方改革は雑用の改善から

 働き方改革をしようとするときに、得てして、業務ソフトや機器を購入して・・・と考えがちですが、何かを改革/改善しようとするときには「イキなり大改革/大改善」をしようとするのではなく、社内で使う様式を統一したり、紙で保管していた資料をPDFで保存したり、仕事の手順(順番)やスケジュールを入れ替えたりするなど小さな改善や改革を行い「小さな成功体験を積み上げていく」(失敗の中からも学ぶ)ことが大事です。ただし、この時には、部分最適を避けるために、自分が処理する前にそれを処理する人、自分が処理した後でそれを処理する人とよく打合せをすることが必要となることも念頭に置いておくことが必要です。

 成功体験や失敗体験を積み上げていくことで、本当に改善/改革する必要があるコトやモノが理解できるようになり、自然と改善/改革に必要な考え方が身についてくるからです。

 最近、ある小さな会社に定期訪問をした際に、一人で全ての事務を担当されている女性が、決算の為の棚卸集計業務に四苦八苦され、かなりの日数を費やされている場面に遭遇しました。棚卸業務用の専用ソフトを購入しても、事業規模がそんなに大きくないので、費用対効果を考えると、ソフトを購入するメリットは余りないような規模の会社さまでした。そこで私から「Excelの関数かマクロ機能を使えばもっと楽にできるようになりますよ!! 」と言って、取り敢えずその場でVlookUp関数を使ったExcel表でモデルを作り見て貰った処、大喜びされていました。そして更に、「数日中にマクロ機能を使用した棚卸し集計表を作って届けましょう。私も楽しみながらやるので、費用は無料で良いです。」と伝えて、私の事務所に帰ってからマクロ機能の棚卸し集計表を作成しました。マクロ機能を使用すれば、商品マスターの点数が増えたり、実棚卸実績表の行数が棚卸の都度変わっても、その都度関数をコピーする必要は無いし、罫線も自動的に描いてくれます。

 私としては、関数やマクロ機能などを利用して人間にとって煩雑な業務を簡略化できれば良いと考え、棚卸集計だけでなく他の業務にも関数やマクロ機能を使って改善できる業務は無いかナ?と会社の人が考え始めること(マクロ機能を使用した方が良いときには私が協力する予定)が目的です。

 そして、棚卸集計のマクロ化はホンのチョットとしたことですが、会社の業務を改善/改革して働き方改革を推進しようとする際には、身近な雑用や業務(仕事のやり方/手順等)の改善から着手するのが良いと私は考えます。

 

 

労働基準監督署の調査

 労働基準監督署の調査が無事に終わりました。労働基準監督官からは「ここまで管理されているのであれば問題ありません」と評価して頂きました。当然のことですが、是正命令や指導はありませんでした。

 この会社は、私が給与計算を代行し、普段から労務管理の相談も対応して実質的に人事労務管理責任者の代行(P.F.ドラッガー翁の言われる「P.L.O.」)をしている会社さまですし、調査当日前に念のために調査対象期間のデータ等を全てチェック(村上流労務監査)し直していましたから、労働基準監督官からの評価は当たり前といえばそれまでのことです。また、調査提出資料として労働基準監督署から依頼があった資料以外として年次有給休暇管理簿も持参し、その運用方法を説明した処、労働基準監督官は興味深そうに聞かれていました。

 そして、労働基準法に関する調査が終わった後で、労働基準監督官が日本版同一労働同一賃金に関する調査票への協力を依頼してきましたので快く応じましたが、この点でも問題は無いと判断して頂けました。この調査票で私が注目したのは「基本給」という項目で正社員と有期雇用労働者の均衡(説明責任)という点にも触れていることでした。

 一連の調査が予定時間よりも早く終わり労働基準監督官にもユトリがある様子でしたから、私から労働基準監督官への質問で「日本版同一労働同一賃金に関する法律はパート・有期雇用労働法であり、その法律は労働基準監督署ではなく労働局機会均等室が担当している筈だが、なぜ労働基準監督官が日本版同一労働同一賃金に関する調査票への協力依頼をするのですか?」と質問した処、「この調査票は労働基準監督署から労働局雇用環境均等室に回付され、その質問事項で日本版同一労働同一賃金に関しての疑惑がある場合は、後日に労働局雇用環境均等室が指導/調査を行うことになっています」という回答でした。ということは、今後の労働基準監督署調査の際には、予め「労働基準法」の観点からだけでなく「パート・有期雇用労働法の観点からも会社の実態を見直しておく必要がある」ということだと私は理解しました。

 私が社会保険労務士として開業した20年前頃の労働基準監督署調査と言えば「未払い残業代」が主たる調査対象でしたが、10年位前からは「長時間労働」が主たる調査対象となり、今回の調査では「最低賃金」「長時間労働」プラス「日本版同一労働同一賃金」と変わっていると思いしまた。

最低賃金の減額の特例許可申請のマクロ化

 宿直者の「最低賃金の減額の特例許可」を更新する時期となった会社があります。

 「最低賃金の減額の特例許可」を得ていると最低賃金法を下回る時給でも違法とはなりません。宿直者の「監視断続的業務に関する許可」(業務と場所に対する許可)は数年数年前に得ていますので大丈夫なのですが、「最低賃金の減額の特例許可」(人ごとの許可)は毎年手続きする必要があります。

 この会社には宿直専門の従業員さん達が3名いらして、いずれも65歳超の高齢者の人達です。

 昨年までは、会社のExcel形式の「勤務シフト表」を元に関数を使用して計算していました。しかし、煩わしいので何とかならないのかナ?と考えていました。この会社には不規則な交代制で勤務する宿直専門の従業員さんが3名いて、宿直として「拘束される時間数」と「実働する時間数」とが「平日」、「土曜」、「日祝」で違う為に毎月の実労働時間数が個人によって異なるため1年単位で判定する必要があり、その結果として計算が非常に複雑になり非常に煩わしく、また端数処理などによる間違いも起こりやすい状態でした。

 そこで私は空いた時間を利用して気分転換を目的にExcelのマクロ機能と関数とを併用した計算モデルを作ることしました。その手順としては、

① 責任者がExcelで作成した「勤務シフト表」(月ごとに日付順に担当する人の氏名が記載されている)をマクロ付Excel表に読み取らせる。

② マクロ付Excel表で曜日ごとに担当者を仕訳けさせる。

③ マクロ付Excel表で担当者ごとに、平日と土曜と日祝の勤務日数が年間で各何日あるかを集計させる。・・・>この②③の作業で従来は16時間程度を要していましたが、マクロ機能のおかげで3分以内にできるようになりました。

④ ③の結果をもとに最低賃金法で定められた時間単価に対して何%減額できるかを計算させる。

⑤ ④の結果をもとに新しい労働条件通知書を作成し本人に交付する(署名してもらう)。

⑥ ④の結果を労基署所定の届出様式に転記する。

⑦ この後で労基署に届出します。

 なお、この「最低賃金の減額の特例」の許認可には届出してから約1か月を要しますから、いかに早く届出できるかが非常に重要なことになります。しかし、このマクロ付Excelを使えば「早く」「正確な」集計をすることができるようになります。

 これはExcelのマクロ機能と関数とを使用して業務を改善する事例ですが、会社業務の中にはExcelのマクロ機能と関数とを上手く使えば専用の業務ソフトを購入しなくても合理化できる業務が沢山あるのではないでしょうか?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

倫理研修受講 と 個人情報保護事務所認定の更新

 5年に一度受講しなければならない社会保険労務士の倫理研修を受講し、3年に一度更新しなければならない個人情報保護事務所認定制度(左のSRPⅡマーク)の更新が完了しました。倫理研修の受講と個人情報保護事務所認定制度の更新が必要なことは昨年の年末頃に郵便で届いていたのですが、1月中は中々時間を取ることが出来ず、2月11日と12日との連休と今週の空き時間とを利用して一機に済ませました。

 コロナ前の倫理研修は集合教育でしたので大変でしたが、今はWebで受講できるので大変便利になりました。私が特に興味があったのは、社労士以外の組織又は個人(コンサルタント会社など)などから顧客を紹介された場合に対する倫理的考え方です。

 個人情報保護事務所認定制度は、個人情報を取り扱うことが多い社会保険労務士が個人情報保護法を遵守し、個人情報の漏洩が発生しない事務所を維持・運営しているか受験希望者に試験を行い、合格した場合には左上のマークを付与してくれる制度です。そして3年に一度は再試験を受け合格する必要があります。その更新は昔しからWebで受講できていたのですが、3年に一度の更新ですから操作手順を忘れてしまい、郵送されてきた説明書は分かりにくい記載なので、結局は東京の全国社会保険労務士会連合会に問い合わせて手順を教えてもらいました。この制度では、毎年、標的メール訓練もあり、パソコンがウィルス感染するような操作を事務所内で行っていないかテストされます。

 倫理研修と個人情報保護事務所認定制度更新手続きを一機に済ませようとすると、流石にシンドカッタです。しかし、これでスッキリしました。

労働条件通知書に関する法改正

 2024年4月1日から労働条件通知書の必要記載事項に関する法改正が施行されます。

 そのため、法改正後の労働条件通知書に関するお問い合わせが増えています。

< 1 > 特に目立つのは、パートタイマーさんや有期雇用契約の従業員さんとの契約が3月末で満了となり、4月1日から新しい労働条件通知書を交付されている企業さまからのお問い合わせです。このような会社さまでは、従来は3月中に本人と面談し3月末までに新しい労働条件通知書を交付されていたようです。その為、今回更新する労働条件通知書は従来のママで良いのか? それとも改正後の労働条件通知書でなければならないのか? と迷われるようです。

 その答えは厚生労働省がネットに公開しているQ&Aに「労働条件明示は、労働契約の 締結に際し行うものであることから、契約の 始期が令和6年4月1日以降であっても、令 和6年3月以前に契約の締結を行う場合に は、改正前のルールが適用され、新たな明示ル ールに基づく明示は不要である。」と記載されていますが、そのQ&Aに気付かれていないようです。ただし、このような場合でも、新たな明示ル ールに基づく労働条件通知書でも良いとされています。

< 2 > 次に多いのが、「有期雇用契約だけでなく正社員のような無期雇用契約の人の労働条件通知書にも"就業場所の変更"と"業務の変更"の範囲を記載する必要がある」ということを見落とされ、有期雇用契約の労働条件通知書の書式だけを変更されようとしているケースです。

< 3 > そして、無期雇用転換後の労働条件の明示事項の中で「配置転換」や「定年制の適用」などについて、無期雇用転換後の従業員に適用する就業規則にどのように定められ、それが正しく転換後の労働条件として明示されるようになっているかという点にも注意することが必要なようです。

 そのほかにも労働条件通知書について色々なご質問がありますが、2月に入って急増したのは上記に関するご質問です。そして私的には「民法に基づいた雇用契約書の必要項目だけでは今回の法改正に対応することが難しくなる」と思います。

 

働き方改革は雑用の改善から

 働き方改革をしようとするときに、得てして、業務ソフトや機器を購入して・・・と考えがちですが、何かを改革/改善しようとするときには「イキなり大改革/大改善」をしようとするのではなく、社内で使う様式を統一したり、紙で保管していた資料をPDFで保存したり、仕事の手順(順番)やスケジュールを入れ替えたりするなど小さな改善や改革を行い「小さな成功体験を積み上げていく」(失敗の中からも学ぶ)ことが大事です。ただし、この時には、部分最適を避けるために、自分が処理する前にそれを処理する人、自分が処理した後でそれを処理する人とよく打合せをすることが必要となることも念頭に置いておくことが必要です。

 成功体験や失敗体験を積み上げていくことで、本当に改善/改革する必要があるコトやモノが理解できるようになり、自然と改善/改革に必要な考え方が身についてくるからです。

 最近、ある小さな会社に定期訪問をした際に、一人で全ての事務を担当されている女性が、決算の為の棚卸集計業務に四苦八苦され、かなりの日数を費やされている場面に遭遇しました。棚卸業務用の専用ソフトを購入しても、事業規模がそんなに大きくないので、費用対効果を考えると、ソフトを購入するメリットは余りないような規模の会社さまでした。そこで私から「Excelの関数かマクロ機能を使えばもっと楽にできるようになりますよ!! 」と言って、取り敢えずその場でVlookUp関数を使ったExcel表でモデルを作り見て貰った処、大喜びされていました。そして更に、「数日中にマクロ機能を使用した棚卸し集計表を作って届けましょう。私も楽しみながらやるので、費用は無料で良いです。」と伝えて、私の事務所に帰ってからマクロ機能の棚卸し集計表を作成しました。マクロ機能を使用すれば、商品マスターの点数が増えたり、実棚卸実績表の行数が棚卸の都度変わっても、その都度関数をコピーする必要は無いし、罫線も自動的に描いてくれます。

 私としては、関数やマクロ機能などを利用して人間にとって煩雑な業務を簡略化できれば良いと考え、棚卸集計だけでなく他の業務にも関数やマクロ機能を使って改善できる業務は無いかナ?と会社の人が考え始めること(マクロ機能を使用した方が良いときには私が協力する予定)が目的です。

 そして、棚卸集計のマクロ化はホンのチョットとしたことですが、会社の業務を改善/改革して働き方改革を推進しようとする際には、身近な雑用や業務(仕事のやり方/手順等)の改善から着手するのが良いと私は考えます。

 

 

労働基準監督署の調査

 労働基準監督署の調査が無事に終わりました。労働基準監督官からは「ここまで管理されているのであれば問題ありません」と評価して頂きました。当然のことですが、是正命令や指導はありませんでした。

 この会社は、私が給与計算を代行し、普段から労務管理の相談も対応して実質的に人事労務管理責任者の代行(P.F.ドラッガー翁の言われる「P.L.O.」)をしている会社さまですし、調査当日前に念のために調査対象期間のデータ等を全てチェック(村上流労務監査)し直していましたから、労働基準監督官からの評価は当たり前といえばそれまでのことです。また、調査提出資料として労働基準監督署から依頼があった資料以外として年次有給休暇管理簿も持参し、その運用方法を説明した処、労働基準監督官は興味深そうに聞かれていました。

 そして、労働基準法に関する調査が終わった後で、労働基準監督官が日本版同一労働同一賃金に関する調査票への協力を依頼してきましたので快く応じましたが、この点でも問題は無いと判断して頂けました。この調査票で私が注目したのは「基本給」という項目で正社員と有期雇用労働者の均衡(説明責任)という点にも触れていることでした。

 一連の調査が予定時間よりも早く終わり労働基準監督官にもユトリがある様子でしたから、私から労働基準監督官への質問で「日本版同一労働同一賃金に関する法律はパート・有期雇用労働法であり、その法律は労働基準監督署ではなく労働局機会均等室が担当している筈だが、なぜ労働基準監督官が日本版同一労働同一賃金に関する調査票への協力依頼をするのですか?」と質問した処、「この調査票は労働基準監督署から労働局雇用環境均等室に回付され、その質問事項で日本版同一労働同一賃金に関しての疑惑がある場合は、後日に労働局雇用環境均等室が指導/調査を行うことになっています」という回答でした。ということは、今後の労働基準監督署調査の際には、予め「労働基準法」の観点からだけでなく「パート・有期雇用労働法の観点からも会社の実態を見直しておく必要がある」ということだと私は理解しました。

 私が社会保険労務士として開業した20年前頃の労働基準監督署調査と言えば「未払い残業代」が主たる調査対象でしたが、10年位前からは「長時間労働」が主たる調査対象となり、今回の調査では「最低賃金」「長時間労働」プラス「日本版同一労働同一賃金」と変わっていると思いしまた。