会社のための社会保険労務士(MSR)!!                   悩む、迷うより先に相談を!!

私の事務所では電子申請を始めて6~7年が経ちます。

書面で高年齢雇用継続給付金と育児休業給付金の支給申請手続きを行う際には本人の署名が必要であり、申請書に署名して貰うために本人に郵送していたのですが、本人から中々返送されて来ない為、手続きが遅延していたことが電子申請を始めた原因でした。

最初は政府が設置しているe-Govで直接送信し、かなり煩わしかったのですが3年位は我慢していました。しかし、業務用ソフトが色々と開発され電子申請できるメニューも増えてきたので数年前からは業務用ソフトから電子申請を行うようになりました。

そして、顧問先を1社ずつ説得して回り、徐々にですが電子申請で手続きできる顧問先を増やしていきました。いまでは全ての顧問先の手続きを電子申請で行っています。

会社と私との間で必要な諸手続きに関するルールを決め、幾度かの修正を加えて、今では安定しています。会社の総務担当者とは手続依頼書他の必要書類をFAX又はメールでやり取りするだけで手続きができるようになりました。遠方のお客様の手続きも電子申請で代行できるようになりました。ただし、マイナンバーをお預かりしていない従業員さんのマイナンバーだけは、都度預りにお伺いしています。

パスワードを使ったりして、個人情報漏えいが発生しないように最大限の注意はしています。

私は夕方に事務所に戻り、届いたFAX又はメールを見ながら、入退社の手続きならばその日のうちに送信してしまいます。6月中ごろには労働保険の年度更新が全て終わり、7月2日には年金事務所の算定基礎届が全て終わりました。

こうして捻出できた昼間の時間帯を私は相談業務への対応に回しています。

そして、先日、500名程度の従業員がいて入退社が激しい会社の昔しの担当者とお会いしたときに(当時は書面で手続きをしていました)、昔しの担当者から「手続きがひどく早くなったけど、村上さん、何か新しいサービスを開始したの? 」と訊かれて絶句してしまいました。何故なら、その担当者は昔し頑として電子申請をすることを認めなかったからです。

労働基準法の改正があった為、年次有給休暇を基準日から1年以内に5日以上取得させなければならなくなりました(時季指定義務と言われています)。

この為、従来は法律通りで年次有給休暇を付与・管理していた企業では、入社日に応じて各従業員ごとに基準日からの1年間が異なることになり管理が煩雑となります。

その為、一斉付与方式(入社日に関わりなく、会社が定めた日に全従業員一斉(一部例外あり)に年次有給休暇を付与するやり方)に変更することで、年次有給休暇時季指定義務の管理を単純化することを私はお勧めしています。

しかし、各社のご相談に応じていて、次の点には充分に注意する必要があると思いました。

例えば、タイムカードの締日が毎月20日の会社に、平成26年11月4日に入社した従業員がいて、この会社が令和元年7月21日から年次有給休暇を一斉付与方式に変更しようとした場合(この従業員さんが年次有給休暇を全く取得していなかったと仮定します)、

①平成26年11月4日に入社

②平成27年5月4日に、10日の年次有給休暇を付与(平成29年5月3日時効消滅)

③平成28年5月4日に、11日の年次有給休暇を付与(平成30年5月3日時効消滅)

④平成29年5月4日に、12日の年次有給休暇を付与(平成31年(令和1年)5月3日時効消滅)

⑤平成30年5月4日に、14日の年次有給休暇を付与(平成32年(令和2年)5月3日時効消滅)

⑥平成31年5月4日に、16日の年次有給休暇を付与

⑦平成31年7月21日(一斉付与日)に、18日の年次有給休暇を付与

ということになりますから、

(a)平成31年(令和元年)7月21日から平成32年(令和2年)5月3日までの間の年次有給休暇の残日数(年次有給休暇を取得し得る日数)は⑤+⑥+⑦で「48日」

(b)平成32年(令和2年)5月4日から同年7月までの年次有給休暇の残日数は「34日」

ということになります。

そして次に別な事例を挙げると、平成30年5月4日現在で6年6か月以上継続勤務している従業員さんの場合は、前記(a)「48日」が「60日」となります。

ここで問題なのは、「年次有給休暇の残日数は最高40日」と覚えていらっしゃる総務担当者が多いコトです。前提条件となる「時効により2年間で消滅する」という点が吹っ飛んでしまっているのです。その為、年次有給休暇の一斉付与方式を新たに導入されようとする企業の総務担当者には充分に説明をする必要があります。

そして更に、前記の事例でいうと(a)で「48日」あった年次有給休暇の残日数が、従業員さんが年次有給休暇を取得しなくても(b)では「34日」に減ってしまいます。その為、従業員さんにも十分に説明をする必要があります。

2年程度前から各社で「働き方改革推進」のお手伝いをさせて頂いています。

特に今年になってからマスコミが労働基準法ほかの働き方改革諸法案を積極的に取り上げていますから、大企業や中堅企業だけでなく中小・零細企業さま各社とも関心が高まり、徐々に実行され始めているようです。そして、就業規則を変更して勤務間インターバル制度を導入したり、ノー残業デイを設定したり、年次有給休暇取得の促進等を始められています。

しかし、私が痛感するのは、ノー残業デー、勤務間インターバル、年次有給休暇取得促進ほか、働き方改革を推進するための「手段」が「目的」となってしまい、それらの制度を新たに導入したり、残業時間数を削減するために新たな設備・機器・ソフトを導入したけども、仕事のやり方や仕事に対する考え方は従来通りで変えようとしない為、結果として①残業時間数(時間外労働と休日労働を含む)が減らない、②制度だけを優先して実行した結果、仕事がドンドンと遅延していくという現象が発生している企業が多いということです。

一般的な日本人が行う仕事は不思議なモノで、特定の作業の効率をUPし改善して時間が空くと、そこに新たな仕事を入れてしまい、結果として働く時間数は従来と変わらず長時間労働のママとなってしまう場合が多いようです(元々、日本的風習は農耕民族から派生しているから、この傾向は否めません)。

私が各社のお手伝いをして必要と考えることは、

①全社ベースで仕事と作業の流れを把握して全体最適を図ること

②各従業員(特に中間管理職)が、仕事と作業に関する「時間」の意識を持つこと

③人間が行う「仕事」と単なる「作業」とを区別すること

④無駄な仕事や作業は止めること

⑤以上を実行するために、「５S運動」を徹底すること

が必要であるということです。

有名なPFドラッカー翁は「新たなことを始める前に行うべきコトは、従来からやっていたコトの何を止めるかを最初に決めること」と看破しています。

過去のバブル崩壊のとき、あるいはリーマンショックのときに、各社は生き延びるために仕事の洗い直しをせざるを得ませんでした。そして、あれからかなりの年数が経過しています。その結果、会社(組織)の仕事や作業には、かなりの垢が溜まっている筈ですから、まずはその垢を洗い流すことが必要と考えます。怖いのは、この垢について本人は無意識化してしまっていますから、気づかない場合が多いということです。そして、今回必要とされているのは、新たな機械・機器・ソフトや制度を導入したりするだけではなく、バブル以後やリーマンショック以後の「垢」だけでなく、戦後の高度経済成長期から日本の企業に根付いてしまっている「垢」もふるい落とす必要があると考えます。

各社で働き方改革を推進するお手伝いをさせて頂いて感じるコトがあります。

特に、企業規模が小さくなるに従って、また会社の歴史が古いほど、「現状を変えたくない」という無意識の意識が強く働いているということです。そして仲間意識が強いということです。昨日までと、あるいは去年までと同じ仕事のやり方を今後も続けていきたいと無意識に思われているのです。

人間の心理として「安定」と「安心」を求める意識が働きますから、これはやむを得ないことだとも思います。

しかし、経済社会は基本的には競争社会ですから、過去のやり方・考え方に安住していると、何れその企業は衰退の道を歩むことになります。

そして更に、企業の本質は「変化適応業」ですから、人口が減少して労働力が不足し始めている環境、法改正があったという環境に対応していかざるを得ません。変化に上手く対応できた企業だけが生き延びることができる訳です。

昨今巷でいわれるのは法改正への対応ですから、また程度がしれています。しかし、これだけマスコミが騒ぎ、政府が後押しすると、いずれ国民の意識が変わってしまいます。

一般的に「変化しないこと」が「安定」と考えられますが、企業社会においては「変化しないこと」は「衰退」を意味し、「変化に適応していくこと」が「安定」と「安心」を意味します。

しかし、変化に適応していこうとして、何もかにも変えてしまうと寧ろ弊害が生じます。「変えるべきこと」と「変えてはならないこと」を意識し区別して、「変えてはならないこと」が変わらないように「変えるべきこと」を変えていくことが大切です。そうしなければ、自社の特徴(≒存在価値)がなくなってしまいます。

そして同時に、部分最適にならないように、会社全体の仕事・作業・情報の流れを把握した上で、全体最適が図れるよう変化に対応していくことが必要です。

労働安全衛生法の改正により、80時間超の残業を行った従業員に対して、その旨を通知し、(本人が希望する場合は)医師による面談を受けさせなければならなくなりました。私は顧問契約先には今年2月頃からこの件について説明していましたが、今週になって顧問契約先以外の企業さまからこれに関するお問合せが急増しています。

一番多いのは、労働基準法の特例として1週44時間の労働時間まで認められている特例業種(卸問屋さま、飲食店さま、美容室さま他)の企業さまからのお問合せです。

労働安全衛生法によるチェックを行う際には「(実際に働いた総労働時間数)－(該当する期間の暦日数÷7日×40時間)」で計算します。しかし、これを説明すると給与計算時の残業時間数集計と混んがられるようです。

一般企業であれば、1週40時間が法定労働時間数ですから、給与計算時の残業時間数計算をすることで、ほぼ同時に労働安全衛生法の80時間超のチェックもできるのですが、1週44時間の特例業種では、給与計算時の残業時間数計算は1週44時間で行い、労働安全衛生法による通知義務のための時間外労働時間数を計算するときには1週40時間で計算しますから、給与計算の際の残業時間数で労働安全衛生法の通知義務の有無をチェックすることが出来ないのです。

そして、労働安全衛生法の時間集計の方が簡単なので、給与計算の残業時間数もそれと同じ方法では駄目なのか?と思われるようです。

その為、私は事例を使って両方の計算方法を説明して、もし労働安全衛生法の計算方法で給与計算時の残業を集計してしまうと未払い賃金が発生することを説明しています。

特例業種は規模が小さい企業さまが多いためか、法改正に関する情報量が少なく、この他にも年次有給休暇時季指定義務のこと、来年から改正法の対象となる労基法改正による長時間労働の禁止等もついでにご説明することが多く、結構手間がかかってしまいます。

私の事務所では電子申請を始めて6~7年が経ちます。

書面で高年齢雇用継続給付金と育児休業給付金の支給申請手続きを行う際には本人の署名が必要であり、申請書に署名して貰うために本人に郵送していたのですが、本人から中々返送されて来ない為、手続きが遅延していたことが電子申請を始めた原因でした。

最初は政府が設置しているe-Govで直接送信し、かなり煩わしかったのですが3年位は我慢していました。しかし、業務用ソフトが色々と開発され電子申請できるメニューも増えてきたので数年前からは業務用ソフトから電子申請を行うようになりました。

そして、顧問先を1社ずつ説得して回り、徐々にですが電子申請で手続きできる顧問先を増やしていきました。いまでは全ての顧問先の手続きを電子申請で行っています。

会社と私との間で必要な諸手続きに関するルールを決め、幾度かの修正を加えて、今では安定しています。会社の総務担当者とは手続依頼書他の必要書類をFAX又はメールでやり取りするだけで手続きができるようになりました。遠方のお客様の手続きも電子申請で代行できるようになりました。ただし、マイナンバーをお預かりしていない従業員さんのマイナンバーだけは、都度預りにお伺いしています。

パスワードを使ったりして、個人情報漏えいが発生しないように最大限の注意はしています。

私は夕方に事務所に戻り、届いたFAX又はメールを見ながら、入退社の手続きならばその日のうちに送信してしまいます。6月中ごろには労働保険の年度更新が全て終わり、7月2日には年金事務所の算定基礎届が全て終わりました。

こうして捻出できた昼間の時間帯を私は相談業務への対応に回しています。

そして、先日、500名程度の従業員がいて入退社が激しい会社の昔しの担当者とお会いしたときに(当時は書面で手続きをしていました)、昔しの担当者から「手続きがひどく早くなったけど、村上さん、何か新しいサービスを開始したの? 」と訊かれて絶句してしまいました。何故なら、その担当者は昔し頑として電子申請をすることを認めなかったからです。

労働基準法の改正があった為、年次有給休暇を基準日から1年以内に5日以上取得させなければならなくなりました(時季指定義務と言われています)。

この為、従来は法律通りで年次有給休暇を付与・管理していた企業では、入社日に応じて各従業員ごとに基準日からの1年間が異なることになり管理が煩雑となります。

その為、一斉付与方式(入社日に関わりなく、会社が定めた日に全従業員一斉(一部例外あり)に年次有給休暇を付与するやり方)に変更することで、年次有給休暇時季指定義務の管理を単純化することを私はお勧めしています。

しかし、各社のご相談に応じていて、次の点には充分に注意する必要があると思いました。

例えば、タイムカードの締日が毎月20日の会社に、平成26年11月4日に入社した従業員がいて、この会社が令和元年7月21日から年次有給休暇を一斉付与方式に変更しようとした場合(この従業員さんが年次有給休暇を全く取得していなかったと仮定します)、

①平成26年11月4日に入社

②平成27年5月4日に、10日の年次有給休暇を付与(平成29年5月3日時効消滅)

③平成28年5月4日に、11日の年次有給休暇を付与(平成30年5月3日時効消滅)

④平成29年5月4日に、12日の年次有給休暇を付与(平成31年(令和1年)5月3日時効消滅)

⑤平成30年5月4日に、14日の年次有給休暇を付与(平成32年(令和2年)5月3日時効消滅)

⑥平成31年5月4日に、16日の年次有給休暇を付与

⑦平成31年7月21日(一斉付与日)に、18日の年次有給休暇を付与

ということになりますから、

(a)平成31年(令和元年)7月21日から平成32年(令和2年)5月3日までの間の年次有給休暇の残日数(年次有給休暇を取得し得る日数)は⑤+⑥+⑦で「48日」

(b)平成32年(令和2年)5月4日から同年7月までの年次有給休暇の残日数は「34日」

ということになります。

そして次に別な事例を挙げると、平成30年5月4日現在で6年6か月以上継続勤務している従業員さんの場合は、前記(a)「48日」が「60日」となります。

ここで問題なのは、「年次有給休暇の残日数は最高40日」と覚えていらっしゃる総務担当者が多いコトです。前提条件となる「時効により2年間で消滅する」という点が吹っ飛んでしまっているのです。その為、年次有給休暇の一斉付与方式を新たに導入されようとする企業の総務担当者には充分に説明をする必要があります。

そして更に、前記の事例でいうと(a)で「48日」あった年次有給休暇の残日数が、従業員さんが年次有給休暇を取得しなくても(b)では「34日」に減ってしまいます。その為、従業員さんにも十分に説明をする必要があります。

2年程度前から各社で「働き方改革推進」のお手伝いをさせて頂いています。

特に今年になってからマスコミが労働基準法ほかの働き方改革諸法案を積極的に取り上げていますから、大企業や中堅企業だけでなく中小・零細企業さま各社とも関心が高まり、徐々に実行され始めているようです。そして、就業規則を変更して勤務間インターバル制度を導入したり、ノー残業デイを設定したり、年次有給休暇取得の促進等を始められています。

しかし、私が痛感するのは、ノー残業デー、勤務間インターバル、年次有給休暇取得促進ほか、働き方改革を推進するための「手段」が「目的」となってしまい、それらの制度を新たに導入したり、残業時間数を削減するために新たな設備・機器・ソフトを導入したけども、仕事のやり方や仕事に対する考え方は従来通りで変えようとしない為、結果として①残業時間数(時間外労働と休日労働を含む)が減らない、②制度だけを優先して実行した結果、仕事がドンドンと遅延していくという現象が発生している企業が多いということです。

一般的な日本人が行う仕事は不思議なモノで、特定の作業の効率をUPし改善して時間が空くと、そこに新たな仕事を入れてしまい、結果として働く時間数は従来と変わらず長時間労働のママとなってしまう場合が多いようです(元々、日本的風習は農耕民族から派生しているから、この傾向は否めません)。

私が各社のお手伝いをして必要と考えることは、

①全社ベースで仕事と作業の流れを把握して全体最適を図ること

②各従業員(特に中間管理職)が、仕事と作業に関する「時間」の意識を持つこと

③人間が行う「仕事」と単なる「作業」とを区別すること

④無駄な仕事や作業は止めること

⑤以上を実行するために、「５S運動」を徹底すること

が必要であるということです。

有名なPFドラッカー翁は「新たなことを始める前に行うべきコトは、従来からやっていたコトの何を止めるかを最初に決めること」と看破しています。

過去のバブル崩壊のとき、あるいはリーマンショックのときに、各社は生き延びるために仕事の洗い直しをせざるを得ませんでした。そして、あれからかなりの年数が経過しています。その結果、会社(組織)の仕事や作業には、かなりの垢が溜まっている筈ですから、まずはその垢を洗い流すことが必要と考えます。怖いのは、この垢について本人は無意識化してしまっていますから、気づかない場合が多いということです。そして、今回必要とされているのは、新たな機械・機器・ソフトや制度を導入したりするだけではなく、バブル以後やリーマンショック以後の「垢」だけでなく、戦後の高度経済成長期から日本の企業に根付いてしまっている「垢」もふるい落とす必要があると考えます。

各社で働き方改革を推進するお手伝いをさせて頂いて感じるコトがあります。

特に、企業規模が小さくなるに従って、また会社の歴史が古いほど、「現状を変えたくない」という無意識の意識が強く働いているということです。そして仲間意識が強いということです。昨日までと、あるいは去年までと同じ仕事のやり方を今後も続けていきたいと無意識に思われているのです。

人間の心理として「安定」と「安心」を求める意識が働きますから、これはやむを得ないことだとも思います。

しかし、経済社会は基本的には競争社会ですから、過去のやり方・考え方に安住していると、何れその企業は衰退の道を歩むことになります。

そして更に、企業の本質は「変化適応業」ですから、人口が減少して労働力が不足し始めている環境、法改正があったという環境に対応していかざるを得ません。変化に上手く対応できた企業だけが生き延びることができる訳です。

昨今巷でいわれるのは法改正への対応ですから、また程度がしれています。しかし、これだけマスコミが騒ぎ、政府が後押しすると、いずれ国民の意識が変わってしまいます。

一般的に「変化しないこと」が「安定」と考えられますが、企業社会においては「変化しないこと」は「衰退」を意味し、「変化に適応していくこと」が「安定」と「安心」を意味します。

しかし、変化に適応していこうとして、何もかにも変えてしまうと寧ろ弊害が生じます。「変えるべきこと」と「変えてはならないこと」を意識し区別して、「変えてはならないこと」が変わらないように「変えるべきこと」を変えていくことが大切です。そうしなければ、自社の特徴(≒存在価値)がなくなってしまいます。

そして同時に、部分最適にならないように、会社全体の仕事・作業・情報の流れを把握した上で、全体最適が図れるよう変化に対応していくことが必要です。

労働安全衛生法の改正により、80時間超の残業を行った従業員に対して、その旨を通知し、(本人が希望する場合は)医師による面談を受けさせなければならなくなりました。私は顧問契約先には今年2月頃からこの件について説明していましたが、今週になって顧問契約先以外の企業さまからこれに関するお問合せが急増しています。

一番多いのは、労働基準法の特例として1週44時間の労働時間まで認められている特例業種(卸問屋さま、飲食店さま、美容室さま他)の企業さまからのお問合せです。

労働安全衛生法によるチェックを行う際には「(実際に働いた総労働時間数)－(該当する期間の暦日数÷7日×40時間)」で計算します。しかし、これを説明すると給与計算時の残業時間数集計と混んがられるようです。

一般企業であれば、1週40時間が法定労働時間数ですから、給与計算時の残業時間数計算をすることで、ほぼ同時に労働安全衛生法の80時間超のチェックもできるのですが、1週44時間の特例業種では、給与計算時の残業時間数計算は1週44時間で行い、労働安全衛生法による通知義務のための時間外労働時間数を計算するときには1週40時間で計算しますから、給与計算の際の残業時間数で労働安全衛生法の通知義務の有無をチェックすることが出来ないのです。

そして、労働安全衛生法の時間集計の方が簡単なので、給与計算の残業時間数もそれと同じ方法では駄目なのか?と思われるようです。

その為、私は事例を使って両方の計算方法を説明して、もし労働安全衛生法の計算方法で給与計算時の残業を集計してしまうと未払い賃金が発生することを説明しています。

特例業種は規模が小さい企業さまが多いためか、法改正に関する情報量が少なく、この他にも年次有給休暇時季指定義務のこと、来年から改正法の対象となる労基法改正による長時間労働の禁止等もついでにご説明することが多く、結構手間がかかってしまいます。