会社のための社会保険労務士(MSR)!!                   悩む、迷うより先に相談を!!

今年も障害者雇用納付金を集計する時期になりました。

常時雇入れている従業員数が100人以上の会社が対象となる制度です。

この事務で大切なのは、

①労働条件通知書がチャンと発行されていたか?

②労働条件通知書に各自の所定労働時間が明記されているか?

③障害のある従業員に関して、労働条件通知書に記載されている労働時間数と実際の労働時間数が大幅に乖離していないか?

の３点です。

私と顧問契約のある企業では、日ごろから労働条件通知書をコマ目に発行していますからほとんど苦にならない事務です。

しかし、労働条件通知書に労働時間数を「1週間で30時間未満とする」等の記載をし、労働時間数が特定できない会社の集計は大変です。このような会社で共通しているのは、アルバイトやフリーターが多く、所定労働時間を決めても守られることがない、あるいは勤務シフト表で決め都度著しい差がある等の点です。

顧問契約がなくこの事務処理だけを受託している企業も数社あります。

この納付金の納付期限は5月15日ですから、稟議等の社内手続きを考えると遅くとも5月連休明けまでには会社に申請書を提出する必要があります。その為、ほとんど毎年の５月連休はこの事務に忙殺されています。

そして、この事務が完了すると、次に待っているのは労働保険の年度更新事務です。しかし、こちらは毎月賃金データを会社から預かっている企業ばかりなので業務ソフトを使って苦も無く処理しています。

毎年思うことですが、「Simple is Best!!」「複雑なことは間違っていると思え!!」の２点であり、障害者雇用納付金の集計事務をもっと簡単にできるよう制度変更してもらいたいということです。

５月からハローワークへの届出にはマイナンバーが必須となります。

入退社の手続きはその都度にマイナンバーを記載していないと受理されないが、高年齢雇用継続給付金と育児休業給付金とは初回申請時にマイナンバーの届出をしていると２回目以降の申請時にはマイナンバーを記載しなくても良い・・・。

その為、従来はマイナンバーをお預かりしていなかった企業さまからも預からざるを得なくなります。

私の事務所では、マイナンバー制度が開始されてから、その保管と管理に対するセキュリティに関して万全の体制を整えていました。

①私の事務所に入る為には、ビル２階にある受付を通さなければ入れません。事務所と応接ルームは別々にあり、来客時は基本的に事務所ではなく応接ルームで応対させて頂いています。

②インターネットに接続する事務所内のパソコンは、ルーターがゼロックスのファイヤーウォールでガードされ、各パソコンはインストールされているセキュリティ・ソフトとパスワードでガードされ、使用する外部メモリーはパスワードとセキュリティソフトがついています。

③マイナンバーを保管・管理するパソコンは、インターネットに接続できず、登録してない外部メモリーもアクセスできません。当然のことですが、このパソコンは専用作業区域内に設置し、室内の他のパソコンとはランで接続してないないスタンドアローン状態にしています。

④マイナンバーを保管するパソコンにはマイナンバー専用に開発してもらったソフトがインストールされており、パスワードは２重にかかっています。

⑤マイナンバー使用履歴はマイナンバー専用ソフトで作成し、それをお客様に提供できるように創り込んであります。

⑥マイナンバーを提供して頂く際に使用した書面は全て企業別に耐火金庫で保管しています。

２年前にソフト会社やパソコン会社からは「ここまでやるの? やり過ぎでは?」と言われましたが、私は「顧客との信頼関係を絶対的に保つためには必要であり、事務効率が犠牲になることもやむを得ない」と考え設定してもらいました。

その為か、お客様の中には、自社内にマイナンバーは一切保管せず、全て私の事務所に任せて安心していらっしゃる企業さまもいらっしゃいます(しかし、本音を言えば、かなり面倒です!! また、このやり方は年末調整等で税務署・市区町村への提出書類作成の関係から企業規模で言えば100人規模が限界かナ! とも体験上考えています)。

５月からハローワークの諸届にマイナンバーが必須となると、このシステムを本格稼働させざるを得なくなりますが、過去２年の間に色々と体験させてもらいましたから上手く稼働し、お客様との信頼関係を継続させることができるものと確信しています。

そういえば、ある企業の総務担当者が「マイナンバーを給与ソフト会社が開発したクラウド上のソフトで保管しているが、当初契約時には在籍従業員数で料金が決まると思っていた。しかし、その後入退社が相当数あり、マイナンバー保管料金が倍増してしまった。所得税の関係から退職者等のマイナンバー保管を料金に含めることを失念していて大失敗だった」と嘆いていらっしゃいました。そして、私もその料金の高さには驚いてしまいました。

　介護施設で処遇改善加算を利用している施設は多いと思います。手続きは少々煩雑ですが、これを利用すると市(行政)から貰えるお金で職員さん達の給与を増やすことができる訳ですから、求人難の昨今において利用しない手は無いと考える処です。

ところで、この処遇改善加算は残業代など割増賃金を計算する際の計算根拠に含めるべきか否か?　こんなご質問がありましので調べてみました。

　私は昨年夏に全国社会保険労務士会主催の介護施設労務管理研修を東京まで出張して受講しましたが、そのときは「処遇改善加算を介護施設に推奨するように!! 」と複数の講師から話しはあったのですが、この点に関して明確な指導はなかったのです。

そのときの講師の話しでは、毎月支払っても良いし、賞与として支払っても問題はないということでした。研修会のときには、特に私は疑問を抱かなかったのですが、賞与で支払うと残業代等の割増賃金の対象とはなりませんが、毎月支払うとどうなるのか? そして色々と調べた結果、色々なケースがあるので全国社会保険労務士会に問い合わせてみました。

　回答が返ってくるまで日数が必要でしたが、その結果は「労働基準法の原点に戻れ!!」ということでした。労基法第37条では、割増賃金の算定基礎から除外して良いモノを限定列記してあります。その中で、「臨時に支払われた賃金」と「１ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金」は割増賃金の算定基礎から除外して良いと定められています。

　そのため、処遇改善加算を①賞与として支払った場合、②毎月ではなく(例えば２ヶ月毎に)支払った場合は残業代などの割増賃金の算定基礎から除外することができる。

しかし、毎月支払う場合は残業代等の割増賃金の算定基礎に含めて計算しなければならない。

　私にお問合せされた介護施設では、職員さん達の生活を改善し安定したモノとする為に、毎月一定額を支払われていました。これでは残業代等の割増賃金の算定根拠に含めなければならないことは明確です。この施設では色々と協議された結果、「やはり職員さん達の生活を安定させるために、残業代の対象になるとしても、今後も毎月一定額を支払う」ということで結論を出されました。

　蛇足ながら、今後は保母さん達にも処遇改善加算が支給されるようですが混乱が起きなければ良いのですが!!

今年は例年よりも３月末までの３６協定の届出依頼が多いようです。

例年は顧問契約先のモノを更新するだけだから比較的単純作業で良いのですが、今年は今までご縁がなく、しかも36協定の作成と届出だけを依頼したいと言われる企業さまが目につきます。マスコミ等で36協定が取り上げられたせいでしょうか？

今までご縁がなかった企業さまの場合は、相手企業さまの実態が把握できていませんから、36協定を作成する前に、まず実態を調べることから始めなければならないために手間がかかってしまいます。

その中でも特に目を引いたのが、36協定の「延長することができる時間」欄の「1日を超える一定期間」に記入する時間数についてのお問合せです。通常は、1年単位の変形労働時間制を採用していない場合の法定上限時間数は1か月45時間、１年間360時間ですが、この欄に例えば月間60時間等と記入されていると違法なのでしょうか？

1日の所定労働時間数が7時間と短い場合、あるいは1日の所定労働時間数は8時間だが１か月間の所定労働日数が少ない等の場合は、平均１か月の所定労働時間数が法定労働時間数を大幅に下回るので法外時間外労働が発生する前に法内所定外時間外労働が発生します。この法内所定外時間外労働の時間数と法定上限時間数(45時間)とを合計して記載したいという企業からのご質問が今週だけで4件ありました。

結論として、このような記載も例外として認められているのです。ただし、記載方法には注意することが必要です。

久しぶりに労働局の「あっせん」に補佐人として参加しました。

相変わらず"あっせん委員"は1人だけでした。書記と事務局が各1名同席していましたが・・・。県の労働委員会が主催する"あっせん"は、複数名の"あっせん委員"が同席して客観的な"あっせん案"が提案できるようにしているのと比べると、労働局の"あっせん"で提案される"あっせん案(和解案)"に客観性が欠如することは言うまでもないことです。

過去、私が体験した労働局の「あっせん」で、"あっせん"が終了した約1か月後に当時の"あっせん委員"と路上で偶然に会った際に(広島市も狭い街ですから)、"あっせん委員(弁護士)"が私に「済みませんでした!! 私の判断ミスでした」と謝罪したときのことを思い出しました。何でも「会社側が提出した答弁書を読まず、労働者が口頭で主張することを鵜呑みにして、労働者が有する資格が会社に必要なため労働者が辞めたいのに会社が辞めさせてくれなかった」と"あっせん委員"が思い込んでしまったことが原因だったとのことでした。「いまさら詫びられても遅い」というのが私の本心でした。

また、別の事件では、"あっせん委員"が冒頭で会社に「これは完全に会社側が正しい!! 暴力事件まで社内で発生させたのは論外の話しだ!! 会社の人は忙しいだろうからもう帰って良いです。あとは私(あっせん委員)が労働者に言って聞かせます」と説明してくれたので安心していたら、数か月後に裁判所から書留郵便が届いた(労働者が提訴してきた)こともあります。

そして、ここ最近は労働審判などで解決パターンが出来上がりつつあるせいか、３か月・６か月・12か月分の賃金のいずれかを和解金として会社に支払わせること(解雇等の場合)で"あっせん(和解)"を成立させる傾向が顕著になっているようです。

これでは会社側はかないません!! どんなに会社が正当な理由かつ正しい手順を踏んでいても、訴訟事件となることを避ける為に会社側が"あっせん"で合意しようとした場合は３か月分は支払わさせられる訳ですから・・・。まあ会社側にとって、裁判となって費やされる労力・時間・費用のことを考えるとまだ安いものですが・・・。

しかし、"あっせん委員"が一人だけで、しかも短時間で結論を出すやり方では、客観性が確保されないので改めるべきだと私は考えます。

私は、企業に事前に「訴訟となったり、地域労組が介入してくることを避けるために、基本的には"あっせん案"で和解すること」を勧めていますが、これでは労働局の"あっせん"への参加を企業に勧めることは難しいと言わざるを得ません。

今年も障害者雇用納付金を集計する時期になりました。

常時雇入れている従業員数が100人以上の会社が対象となる制度です。

この事務で大切なのは、

①労働条件通知書がチャンと発行されていたか?

②労働条件通知書に各自の所定労働時間が明記されているか?

③障害のある従業員に関して、労働条件通知書に記載されている労働時間数と実際の労働時間数が大幅に乖離していないか?

の３点です。

私と顧問契約のある企業では、日ごろから労働条件通知書をコマ目に発行していますからほとんど苦にならない事務です。

しかし、労働条件通知書に労働時間数を「1週間で30時間未満とする」等の記載をし、労働時間数が特定できない会社の集計は大変です。このような会社で共通しているのは、アルバイトやフリーターが多く、所定労働時間を決めても守られることがない、あるいは勤務シフト表で決め都度著しい差がある等の点です。

顧問契約がなくこの事務処理だけを受託している企業も数社あります。

この納付金の納付期限は5月15日ですから、稟議等の社内手続きを考えると遅くとも5月連休明けまでには会社に申請書を提出する必要があります。その為、ほとんど毎年の５月連休はこの事務に忙殺されています。

そして、この事務が完了すると、次に待っているのは労働保険の年度更新事務です。しかし、こちらは毎月賃金データを会社から預かっている企業ばかりなので業務ソフトを使って苦も無く処理しています。

毎年思うことですが、「Simple is Best!!」「複雑なことは間違っていると思え!!」の２点であり、障害者雇用納付金の集計事務をもっと簡単にできるよう制度変更してもらいたいということです。

５月からハローワークへの届出にはマイナンバーが必須となります。

入退社の手続きはその都度にマイナンバーを記載していないと受理されないが、高年齢雇用継続給付金と育児休業給付金とは初回申請時にマイナンバーの届出をしていると２回目以降の申請時にはマイナンバーを記載しなくても良い・・・。

その為、従来はマイナンバーをお預かりしていなかった企業さまからも預からざるを得なくなります。

私の事務所では、マイナンバー制度が開始されてから、その保管と管理に対するセキュリティに関して万全の体制を整えていました。

①私の事務所に入る為には、ビル２階にある受付を通さなければ入れません。事務所と応接ルームは別々にあり、来客時は基本的に事務所ではなく応接ルームで応対させて頂いています。

②インターネットに接続する事務所内のパソコンは、ルーターがゼロックスのファイヤーウォールでガードされ、各パソコンはインストールされているセキュリティ・ソフトとパスワードでガードされ、使用する外部メモリーはパスワードとセキュリティソフトがついています。

③マイナンバーを保管・管理するパソコンは、インターネットに接続できず、登録してない外部メモリーもアクセスできません。当然のことですが、このパソコンは専用作業区域内に設置し、室内の他のパソコンとはランで接続してないないスタンドアローン状態にしています。

④マイナンバーを保管するパソコンにはマイナンバー専用に開発してもらったソフトがインストールされており、パスワードは２重にかかっています。

⑤マイナンバー使用履歴はマイナンバー専用ソフトで作成し、それをお客様に提供できるように創り込んであります。

⑥マイナンバーを提供して頂く際に使用した書面は全て企業別に耐火金庫で保管しています。

２年前にソフト会社やパソコン会社からは「ここまでやるの? やり過ぎでは?」と言われましたが、私は「顧客との信頼関係を絶対的に保つためには必要であり、事務効率が犠牲になることもやむを得ない」と考え設定してもらいました。

その為か、お客様の中には、自社内にマイナンバーは一切保管せず、全て私の事務所に任せて安心していらっしゃる企業さまもいらっしゃいます(しかし、本音を言えば、かなり面倒です!! また、このやり方は年末調整等で税務署・市区町村への提出書類作成の関係から企業規模で言えば100人規模が限界かナ! とも体験上考えています)。

５月からハローワークの諸届にマイナンバーが必須となると、このシステムを本格稼働させざるを得なくなりますが、過去２年の間に色々と体験させてもらいましたから上手く稼働し、お客様との信頼関係を継続させることができるものと確信しています。

そういえば、ある企業の総務担当者が「マイナンバーを給与ソフト会社が開発したクラウド上のソフトで保管しているが、当初契約時には在籍従業員数で料金が決まると思っていた。しかし、その後入退社が相当数あり、マイナンバー保管料金が倍増してしまった。所得税の関係から退職者等のマイナンバー保管を料金に含めることを失念していて大失敗だった」と嘆いていらっしゃいました。そして、私もその料金の高さには驚いてしまいました。

　介護施設で処遇改善加算を利用している施設は多いと思います。手続きは少々煩雑ですが、これを利用すると市(行政)から貰えるお金で職員さん達の給与を増やすことができる訳ですから、求人難の昨今において利用しない手は無いと考える処です。

ところで、この処遇改善加算は残業代など割増賃金を計算する際の計算根拠に含めるべきか否か?　こんなご質問がありましので調べてみました。

　私は昨年夏に全国社会保険労務士会主催の介護施設労務管理研修を東京まで出張して受講しましたが、そのときは「処遇改善加算を介護施設に推奨するように!! 」と複数の講師から話しはあったのですが、この点に関して明確な指導はなかったのです。

そのときの講師の話しでは、毎月支払っても良いし、賞与として支払っても問題はないということでした。研修会のときには、特に私は疑問を抱かなかったのですが、賞与で支払うと残業代等の割増賃金の対象とはなりませんが、毎月支払うとどうなるのか? そして色々と調べた結果、色々なケースがあるので全国社会保険労務士会に問い合わせてみました。

　回答が返ってくるまで日数が必要でしたが、その結果は「労働基準法の原点に戻れ!!」ということでした。労基法第37条では、割増賃金の算定基礎から除外して良いモノを限定列記してあります。その中で、「臨時に支払われた賃金」と「１ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金」は割増賃金の算定基礎から除外して良いと定められています。

　そのため、処遇改善加算を①賞与として支払った場合、②毎月ではなく(例えば２ヶ月毎に)支払った場合は残業代などの割増賃金の算定基礎から除外することができる。

しかし、毎月支払う場合は残業代等の割増賃金の算定基礎に含めて計算しなければならない。

　私にお問合せされた介護施設では、職員さん達の生活を改善し安定したモノとする為に、毎月一定額を支払われていました。これでは残業代等の割増賃金の算定根拠に含めなければならないことは明確です。この施設では色々と協議された結果、「やはり職員さん達の生活を安定させるために、残業代の対象になるとしても、今後も毎月一定額を支払う」ということで結論を出されました。

　蛇足ながら、今後は保母さん達にも処遇改善加算が支給されるようですが混乱が起きなければ良いのですが!!

今年は例年よりも３月末までの３６協定の届出依頼が多いようです。

例年は顧問契約先のモノを更新するだけだから比較的単純作業で良いのですが、今年は今までご縁がなく、しかも36協定の作成と届出だけを依頼したいと言われる企業さまが目につきます。マスコミ等で36協定が取り上げられたせいでしょうか？

今までご縁がなかった企業さまの場合は、相手企業さまの実態が把握できていませんから、36協定を作成する前に、まず実態を調べることから始めなければならないために手間がかかってしまいます。

その中でも特に目を引いたのが、36協定の「延長することができる時間」欄の「1日を超える一定期間」に記入する時間数についてのお問合せです。通常は、1年単位の変形労働時間制を採用していない場合の法定上限時間数は1か月45時間、１年間360時間ですが、この欄に例えば月間60時間等と記入されていると違法なのでしょうか？

1日の所定労働時間数が7時間と短い場合、あるいは1日の所定労働時間数は8時間だが１か月間の所定労働日数が少ない等の場合は、平均１か月の所定労働時間数が法定労働時間数を大幅に下回るので法外時間外労働が発生する前に法内所定外時間外労働が発生します。この法内所定外時間外労働の時間数と法定上限時間数(45時間)とを合計して記載したいという企業からのご質問が今週だけで4件ありました。

結論として、このような記載も例外として認められているのです。ただし、記載方法には注意することが必要です。

久しぶりに労働局の「あっせん」に補佐人として参加しました。

相変わらず"あっせん委員"は1人だけでした。書記と事務局が各1名同席していましたが・・・。県の労働委員会が主催する"あっせん"は、複数名の"あっせん委員"が同席して客観的な"あっせん案"が提案できるようにしているのと比べると、労働局の"あっせん"で提案される"あっせん案(和解案)"に客観性が欠如することは言うまでもないことです。

過去、私が体験した労働局の「あっせん」で、"あっせん"が終了した約1か月後に当時の"あっせん委員"と路上で偶然に会った際に(広島市も狭い街ですから)、"あっせん委員(弁護士)"が私に「済みませんでした!! 私の判断ミスでした」と謝罪したときのことを思い出しました。何でも「会社側が提出した答弁書を読まず、労働者が口頭で主張することを鵜呑みにして、労働者が有する資格が会社に必要なため労働者が辞めたいのに会社が辞めさせてくれなかった」と"あっせん委員"が思い込んでしまったことが原因だったとのことでした。「いまさら詫びられても遅い」というのが私の本心でした。

また、別の事件では、"あっせん委員"が冒頭で会社に「これは完全に会社側が正しい!! 暴力事件まで社内で発生させたのは論外の話しだ!! 会社の人は忙しいだろうからもう帰って良いです。あとは私(あっせん委員)が労働者に言って聞かせます」と説明してくれたので安心していたら、数か月後に裁判所から書留郵便が届いた(労働者が提訴してきた)こともあります。

そして、ここ最近は労働審判などで解決パターンが出来上がりつつあるせいか、３か月・６か月・12か月分の賃金のいずれかを和解金として会社に支払わせること(解雇等の場合)で"あっせん(和解)"を成立させる傾向が顕著になっているようです。

これでは会社側はかないません!! どんなに会社が正当な理由かつ正しい手順を踏んでいても、訴訟事件となることを避ける為に会社側が"あっせん"で合意しようとした場合は３か月分は支払わさせられる訳ですから・・・。まあ会社側にとって、裁判となって費やされる労力・時間・費用のことを考えるとまだ安いものですが・・・。

しかし、"あっせん委員"が一人だけで、しかも短時間で結論を出すやり方では、客観性が確保されないので改めるべきだと私は考えます。

私は、企業に事前に「訴訟となったり、地域労組が介入してくることを避けるために、基本的には"あっせん案"で和解すること」を勧めていますが、これでは労働局の"あっせん"への参加を企業に勧めることは難しいと言わざるを得ません。