《 就業規則作成又は変更の手順のご説明 》

村上社会保険労務士事務所は「会社の本業に専念して頂き、より良い会社になって頂くこと」に日夜努力しています。当事務所で作成・変更させて頂く就業規則は、御社の理念(基本方針)・戦略・要望と実態等を出来る限り反映させ、会社組織としての規律が維持できる就業規則の内容となります。

当事務所では、何らかの事情で緊急に就業規則を作成する必要がある場合は、それなりに対応しますが、形ばかりの就業規則があれば良いとお考えの企業さまには不向きです。

 

《ご依頼前》

毎月行われる各種のセミナーに参加し、行政通達・書籍・裁判事例・各社での事例などからも就業規則作成又は変更に際して注意すべき点を随時記録し、村上流就業規則ひな型を毎月加筆・修正することで、専門分野以外の知識を幅広く持ち、専門知識は最新の状態を保つようにしています。なお、参加するセミナーは主に労働法専門の弁護士主催のモノです。

 

《ご依頼があった後は》

ステップ(1):打合せの為の初回訪問(又はテレビ会議による打合せ)の前に、村上社会保険労務士が銀行の業種別融資審査基準書でその会社の業種の特徴・留意点を調べ予備知識を持つようにします。

 

ステップ(2):会社にお伺い(又はテレビ会議による打合せ)して「何のために」(目的)就業規則を作成又は変更されようとしているのかを確認し、業種や会社の特徴、就業規則作成又は変更に際して留意すべき点(社内事情)を会社から教えて頂きます。就業規則変更の場合は従来の就業規則(以下では、(旧) 就業規則といいます)をお預かりします。

 

ステップ(3):ステップ(2)で、経営理念経営方針を就業規則に記載されることをお勧めし、その記載を希望される場合は就業規則の冒頭にそれを記載できるよう資料をお預かりします。また、経営理念や経営方針が今までは無かったがこの際決めることを希望される場合は、それらを決めるお手伝いをさせて頂きます。なお、希望されない場合は記載しません。

ただし、作成又は変更が急を要する場合は、ステップ(3)以下を省略して取り敢えず会社の目的に沿い法律を遵守した緊急対応用の簡易版就業規則(目次なし)の届出を2週間以内に完了し、その後にステップ(3)以降に従った就業規則の(再)変更を行います。なお、この場合はステップ(12)で記載している「不都合による3か月程度(最長6か月)後の再変更」は有料となります。

 

ステップ(4)村上流就業規則ひな型をその会社に合うように変更(加工)します。なお、当事務所の就業規則ひな型は、常に最新の状態を保つために毎月修正/更新しています。

  

ステップ(5):会社の(旧)就業規則がある場合は、(旧)就業規則と提案する就業規則の対比表を作成し、どこが変更となるのかコメント欄に記入します。

 

ステップ(6):ステップ(5)で作成した対比表を会社に持参し、プロジェクターで投影(紙面でも提供)しながら説明し、修正すべき点を修正していきます。このステップ(6)で1か月~3か月間、数回にわたりミーティングさせて頂きます(ただし、作成する就業規則の内容により必要とする期間が変わることもあります)。ステップ(6)の末期になると、プロジェクターで投影しながらその場で修正し、修正内容に間違いが無いかを確認して頂きます。

  なお、就業規則を作成する際に最も時間と労力を要するのは「雇用区分の定義」です。要するにどのような従業員を「正社員」と言い、どのような従業員を「パート社員」と言い、どのような従業員を「契約社員」等と呼ぶか?、それぞれの条件を法人の実態を踏まえて決めるかということに時間と労力を費やします。何故なら、法律では「1週間の勤務時間数」と「雇用契約期間の定めの有無」とで区分します。しかし、ご依頼法人さまの実態として一番多いのは「1日の勤務時間数」と「賃金の計算方法(月給制又は時給制)」で区別して運用されているため、いきなり法律に基づく区分を適用しようとすると、そこに無理が生じるからです。

 

ステップ(7):対比表から新たに制定する就業規則だけを抜き出し、それだけで簡易製本して、会社に最終の内容確認をして頂きます。また、従業員代表を選出する作業に着手して頂きます。

 なお、法に従った従業員代表の選出方法についても戸惑われるケースが多々あります。

 

ステップ(8):会社の最終確認で了解が得られたら、目次と表紙を作成し就業規則本文と一緒に製本して、社内閲覧用就業規則と意見書が付いた労働基準監督署届出用就業規則とを会社にお届けします。従業員代表には社内閲覧用就業規則の内容を確認して頂きます(また、必要に応じてご説明させて頂きます)。

 

ステップ(9):従業員代表に就業規則変更届の「意見書」に署名してもらい、労働基準監督署に村上社会保険労務士事務所が代行して就業規則の届出をします。

 

ステップ(10):労働基準監督署に届出した就業規則を返却し、それ以外にPDFで会社保管用又は従業員閲覧用の就業規則をメール又はTeams(両方不可の場合はメモリーでお渡しします)を使って返却します。

 

ステップ(11):新たに定めた就業規則を3か月程度(最長6か月)試用して頂き、もし不都合がある場合は、その内容と程度にもよりますが無料で再度変更させて頂いています。

 

ステップ(12):新たな就業規則を実務で使用して頂き、運用上で不明な点がある場合はご説明しています。

 

メールやWeb会議システム等を活用しながら、以上のステップを踏んで就業規則を作成していきます。