働き方改革の一環として、社内のペーパーレス化とタイムカード集計の合理化に協力して大変に喜ばれています。
(1) 働き方改革を推進するために必要となる社内のペーパーレス化の障害となる一つに、ハローワークや年金事務所等に届出をした書類の会社の控えをどうするかという問題があります。これら会社控えは法律で一定年数の保管が義務付けられていますから、入退社が多い会社だとかなりの量となり(別倉庫で保管)、必要なときに探し出すのも手間暇がかかってしまいます。ご相談いただいた会社では、私が「返却する保管書類をスキャナーでPDF形式に読み取らせて保管しようと思っているが、それもかなりの手間暇を必要とするので何とかならないだろうか?」というご相談でした。
そこで、私から「貴社は私が諸届の代行を既に受託していますから、それは簡単なことです。私が使用している業務ソフトはクラウド上で顧客様ごとに専用のホルダーを設けて、そのホルダーに届出済書類を保存すると4年間は保管してくれ、お客さまはIDとパスワードを使用することでいつでもそのホルダーに保存されている自社の届出書を見ることができるようになります。ただし、電子申請がまだできない届出書は私方がPDFにしパスワードを設定してメール送信することで提供します(いずれは同じホルダーで提供できるようにするつもりですが)から、会社は管理し易い方法で管理してください。従業員さんに交付する書類は従来通り私が印刷してお届けさせて頂きますから会社は印刷する必要はありません。なお、貴社の諸届代行は既に受託していますから、以上のサービスを開始する為に特別な費用はかかりません。今晩中にセットしますから、明日からでも実行することができるようになります」とお答えした処、大変に喜ばれました。
(2) 支店が8か所ある会社が給与計算で悩まれていました。私が原因を究明した処、各支店からタイムカードが中々提出されないこと、タイムカードが集まってからそれを集計するのに手間取っていること等であることがわかりました。
そこで私から「私は余り積極的には事務受託をしませんが、貴社の現状を考えると私に給与計算を委託されませんか? 私が受託すると、従業員さんはタイムカードを打刻又は手書きするのではなく、各従業員さんが自分のスマホで始業終業時刻のボタンを押すことでクラウド上に各従業員さんの日々の始業終業時刻が記録されていきます。賃金締切日には私がクラウドから全従業員のデータをダウンロードし、会社に一度返却しますから、打刻モレや打刻ミス等を会社が現場確認した上で修正し、そのデータを私に提供してください。私がプロの目線で勤務時間数等の集計を行い、そのデータを元に給与ソフトに入力します。なお、長時間労働に関する法規制が厳しくなっていますから、ご希望される場合は賃金締切日だけでなく月中でもクラウドからダウンロードして提供することができます。このスマホで始業終業時刻を記録できるようにする為に特別な費用は頂いていません(ただし、通常の給与計算代行料は必要です)。
そして更に、ご希望される場合は、振込用紙で返却するのではなく全銀協指定のデータで返却することができます。このデータをインターネットバンキングに転送させれば振込みに神経を尖らせる必要はなく超短時間で銀行振込が完了します」とお答えした処、ご相談して頂いた企業さま曰く「労務管理ソフトを購入しようかと検討していたが良く分からないし、給与計算業務を村上社労士事務所に委託すれば会社が給与計算で悩むことはなく振込業務も簡単になり、労務管理ソフトも購入しなくて良いから大助かりだ。是非、お願いします」ということでした。